Tietosuoja-seloste

Lakipalvelu Kevytjuridiikka Oy Tietosuojaseloste

Lakipalvelu Kevytjuridiikka Oy on lakipalveluita tarjoava yritys. Palvelumme antavat mahdollisuuden hoitaa lakiasiat tehokkaasti ja turvallisesti modernia teknologiaa hyödyntäen.  

Kun käytät verkkosivujamme ja palveluitamme, jaat tietoa kanssamme. Haluamme olla läpinäkyviä ja kertoa etukäteen mitä tietoa keräämme, miten kerättyä tietoa käytetään ja kenen kanssa jaamme tietoa.

Tätä varten olemme laatineet tämän tietosuojaselosteen, jonka tarkoituksena on kertoa tietosuojakäytännöistämme mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi.

Yrityksen tiedot

Lakipalvelu Kevytjuridiikka Oy
Y-tunnus: 2821272-6
Postiosoite: Lakipalvelu Kevytjuridiikka Oy, c/o Spaces, Mannerheiminaukio 1A, 00100, Helsinki
asiakaspalvelu@kevytjuridiikka.fi 

Minkälaisia tietoja Kevytjuridiikka käsittelee? 

Tietoja voidaan luokitella usealla eri tavalla, mutta itse olemme päätyneet seuraavaan jaotteluun:
1) tiedot, joita käytetään asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitamiseen;
2) tiedot, joita käytetään markkinointitarkoituksiin; ja
3) tiedot, joita saamme vieraillessasi sivustollamme. 

Asiakassuhteita ja toimeksiantoja varten kerättävä tieto

Toimeksiantojen hoitaminen ei olisi mahdollista ilman asiaan liittyviä tietoja, jotka kerätään suoraan asiakkaalta itseltään. Tietoja kerätään ja käsitellään sivustollamme olevien lomakkeiden lisäksi myös mm. sähköpostitse ja puhelimitse. Lisäksi tietoja voidaan hankkia mm. julkisista rekistereistä. Kaikki toimeksiantoja varten kerättävät tiedot tallennetaan Lakipalvelu Kevytjuridiikan Asiakastietojärjestelmään. 

Asiakassuhteiden hoitamista varten Asiakastietojärjestelmään kerättävä tieto vaihtelee toimeksiantokohtaisesti. Se voi sisältää mitä tahansa henkilötietoja, joita tarvitaan toimeksiannon suorittamiseksi. Kaikissa toimeksiannoissa käsitellään kuitenkin yleensä vähintäänkin seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero sekä mahdolliset yritystiedot ja asema yrityksessä.  

Näiden lisäksi keräämme tietysti myös itse toimeksiantoon liittyviä tietoja, joita asiakas luovuttaa meille toimeksiannon suorittamista varten. Toimeksiantoihin liittyviä tietoa ei yhdistetä, rekisteröidä, tallenneta tai muullakaan tavoin koota muiden tietojen, kuten laskutustietojen kanssa, vaan niitä käsitellään ainoastaan toimeksiantokohtaisesti.  Tiedon keräämiseen ja verkon välityksellä tapahtuvaa kommunikointia varten  käytämme myös sähköisiä työkaluja. Käytetyt työkalut voivat käyttäjän lähettämän tiedon lisäksi tallentaa käyttäjistä myös mm. seuraavia tietoja: Lähetetyt viestit ja käytetty lomake, päivämäärä ja aika, maantieteellinen sijainti, käytetty kieli, sivut joilla kävijä on vieraillut, vierailun kesto, IP-osoite ja laitetiedot (järjestelmä ja selain). 

Henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla laillinen peruste. Asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja toimeksiantojen hoitamisen osalta perusteena on aina Kevytjuridiikan ja asiakkaan välinen sopimussuhde. Asiakassuhdetta ja toimeksiantoja varten kerättäviä henkilötietoja käytetään ainoastaan sopimuksen mukaista tarkoitusta varten ja Kevytjuridiikan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseen. 

Markkinointia varten kerättävä tieto

Lähetämme ajoittain markkinointitiedotteita vanhoille ja uusille asiakkaille markkinointirekisteriä hyödyntämällä. Markkinointirekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotikunta, yritys, asema yrityksessä ja tieto aiemmista tilauksista.  

Rekisterin tietoja käytetään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tapahtuvaan markkinointiin tai Kevytjuridiikan viestintä- ja markkinointiviestien toimittamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. 

Tietoja säilytetään niin kauan, kun se on tietojen käyttötarkoituksen tai voimassaolevan lainsäädännön asettamien vaatimusten vuoksi tarpeen. Markkinointirekisteriin kirjatut tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan saada myös yhteistyökumppaneilta tai mm. julkisista rekistereistä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. 

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta EU/EEA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.  Rekisteri on tallennettu osaksi Kevytjuridiikan Asiakastietojärjestelmää. Pääsy rekisteriin on tarkasti rajattu ja järjestelmä on asianmukaisesti suojattu (ks. Tietojen käsittelyn turvallisuus). 

Sivustovierailuista kerättävät tiedot

Kun vierailet verkkosivuillamme keräämme tietoa siitä, miten käytät sivustoamme. Tätä tietoa käytetään kahteen tarkoitukseen: sivustomme ja palvelumme kehittämiseen sekä palvelutarpeesi kartoittamiseen esimerkiksi kyselylomakkeiden tai chat-palvelun kautta (ks. myös Toimeksiantoja varten kerättävä tieto yllä). Sivuston ja palvelumme kehittämiseen liittyvä tiedon kerääminen tapahtuu automaattisesti sivustollemme integroitujen ulkopuolisten palveluntarjoajien tarjoamien työkalujen avulla.  

Sivuston analytiikassa tukeudumme Google Analyticsiin, joka välittää anonyymia tietoa sivustomme kävijöistä. Google Analytic:sta voi lukea lisää tästä: https://analytics.google.com/analytics/web/

Markkinoimme palveluamme myös verkon välityksellä. Palvelumme mainontaan liittyen saatamme tehdä sinulle myös kohdennettua mainontaa  muilla verkkosivustoilla. Voimme myös valvoa sivustomme kävijöitä IPR-oikeuksiemme turvaamiseksi.

Edellä mainitut työkalut hyödyntävät käyttämäsi selaimeen ominaisuuksia ja toimivat siten, että ne asentavat selaimeesi evästeitä. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia, eikä niitä voida yhdistää keneenkään tiettyyn henkilöön. Voit kuitenkin estää evästeiden käytön valitsemalla selaimesi asetuksista evästeiden estämisen. Tällöin et kuitenkaan välttämättä voi käyttää hyväksi kaikkia sivuston toiminnallisuuksia. 

Tietojen tallentaminen, luovuttaminen ja siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Emme tietenkään ikinä suoraan siirrä tai luovuta henkilötietojasi kenellekään ulkopuoliselle ilman lupaasi tai laillista perustetta. Emme kuitenkaan itse osaa rakentaa ihan kaikkia käyttämiämme työkaluja, joten hyödynnämme tiedon keräämisessä, tallentamisessa ja käsittelyssä useita erilaisia ulkopuolisia palveluntarjoajia.

Käytämme ainoastaan korkeatasoisia järjestelmiä, joiden järjestelmät on suunniteltu ensiluokkaista tietosuojaa vaativien asiakkaiden käyttöön. Käyttämiämme järjestelmiä ovat mm. Abobe Cloud, ContractZen, Dropbox, Favro, Google Workspace) ja Microsoft Office365. Lisäksi otamme säännöllisesti käyttöön myös muita työkaluja. Palveluita käytetään ainoastaan tiettyä tarkasti määriteltyä tarkoitusta varten, niihin tallennettu tieto minimoidaan, emmekä ikinä talleta arkaluonteista tietoa muuta kuin riittävän korkean tietosuoja- ja tietoturvatason omaaviin palveluihin. Käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat ovat sitoutuneet EU:n alueella kulloinkin voimassaoleviin tietosuojakäytäntöihin, alan korkeimpiin standardeihin ja EU:n yleiseen tietosuoja-asetuksen asettamiin vaatimuksiin.

Erityisen arkaluonteisten toimeksiantojen suorittamista varten voidaan asiakkaan pyynnöstä ottaa erillisen sopimuksen mukaisesti käyttöön kaikista korkeimman tietoturvan tason tarjoavia erillisiä lisäpalveluita.

Pyrimme kaikessa toiminnassa suosimaan EU:n alueella sijaitsevia palvelimia. Samalla on kuitenkin syytä huomioida, että osa käyttämistämme palveluntarjoajista saattavat tallentaa tietoa palvelimille, jotka sijaitsevat Euroopan Union (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Itse asiassa suuri osa globaaleista palveluntarjoajista tukeutuu palveluiden tarjoamisessa  globaaleihin teknisiin ratkaisuihin, jotka mahdollistavat tiedon kulkemisen tehokkaasti asiakkaille ympäri maapallon. Käyttämistämme palveluntarjoajista suuri osa käyttää tiedon hallintaan esimerkiksi globaalisti toimivaa Amazon Web Services -palvelua (AWS), jolloin tietoa voidaan tallentaa osittain myös EU tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitseville palvelimille. Lisätietoa AWS-palvelun kattavasta tietoturvasta ja sitoutumisesta EU:n laajuiseen tietosuojatasoon löydät sivustolta https://aws.amazon.com/security/. 

Kolmansiin maihin tietoa siirtävien palveluntarjoajien osalta käytämme ainoastaan palveluntarjoajia, jotka ovat sitoutuneet Euroopan Unionin komission kulloinkin vahvistamiin hyväksyttäviin tapoihin siirtää tietoa EU:n ulkopuolelle (mm. mallilausekkeet) taikka, jotka noudattavat Euroopan Unionin komission vahvistamia muita EU:n kansalaisten henkilötietojen luovutuksessa hyväksyttyjä periaatteita.  

Kaikki käyttämämme palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia ja tietojen asianmukainen käsittely on varmistettu erillisin sopimuksin.

Tietojen tallentamisaika

Palvelumme lähtökohtana on halu palvella asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Tiedon tallentamisajan osalta tämä tarkoittaa sitä, että tallentamisaika on vahvasti asiakas- ja toimeksiantokohtainen.

Toimeksiantoon liittyvien tietojen osalta säilytysaika määräytyy toimeksiannon luonteen mukaisesti. Lakisääteiset velvollisuutemme huomioituna, tiedot hävitetään kuitenkin aina viimeistään 10 vuoden päästä toimeksiannon päättymisestä ellei meitä sitova lainsäädäntö vaadi pidempää säilytysaikaa.  

Automaattisesti kerättävä tieto, kuten sivustovierailuista keräämämme tieto, poistetaan viimeistään 28 kuukauden kuluttua vierailusta. Evästeisiin liitoksissa olevat tiedot voi poistaa milloin tahansa oman selaimensa asetuksista.

Tietojen käsittelyn turvallisuus

Kevytjuridiikka on varmistanut tietojen käsittelyn turvallisuuden selkein organisatorisin käytännöin ja käyttämälleen teknologialle asetetuin vaatimuksin. Tästä osiosta löydät perustietoa tietojen käsittelyyn liittyvästä turvallisuudesta Kevytjuridiikan palveluissa.

Tietotekniset järjestelmät on suojattu yleisesti hyväksytyin voimassa olevan kansallisen ja EU-lainsäädännön minimivaatimukset ylittävin turvakeinoin. Käytetyt järjestelmät ja palvelimet on suojattu asianmukaisesti. Tiedonsiirto ja yhteydet järjestelmiin ja niiden välillä tapahtuvat suojatulla yhteydellä.

Käyttöoikeus ja pääsy tietojärjestelmiin on rajoitettu vain niitä työssään tarvitseville tunnistetuille ja tietosuoja-asioista ohjeistetuille tai koulutetuille henkilöille. Käyttäjätason turvallisuus taataan tietojärjestelmissä aina vähintään lokitietojen sekä vasta tunnistautumisen jälkeen annettavien yksilöllisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Korkeampi turvallisuustaso taataan mm. kaksivaiheisen kirjautumisen ja lisäohjeistuksen avulla.  Kaikkien yhtiön palveluksessa olevien henkilöiden käytössä on korkealaatuinen yrityskäyttöön tarkoitettu suojattu VPN-yhteys.

Tietoa tallennetaan tietoteknisiin järjestelmiin ainoastaan tarvittava määrä. Pääsy ei-digitaalisessa muodossa olevaan materiaaliin on rajattu tarkasti. Materiaali tuhotaan säännöllisesti tai siirretään tietoturvalliseen digitaaliseen muotoon. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on laajat oikeudet mm. tarkistaa, oikaista, siirtää, vastustaa, rajoittaa, poistattaa ja peruuttaa antamansa suostumus tietojen käsittelyyn.  

Kevytjuridiikan keräämän ja käsittelemän tiedon osalta Rekisteröity voi koska tahansa käyttää tai tiedustella oikeuksiaan tekemällä siitä vapaamuotoisen pyynnön osoitteeseen asiakaspalvelu@kevytjuridiikka.fi. Lakipalvelu Kevytjuridiikka Oy ryhtyy välittömästi rekisteröidyn tunnistettuaan tarvittaviin toimiin varmistaakseen rekisteröidyn oikeuksien vaatimien toimenpiteiden toteutumisen viiveettä,  normaalioloissa kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa.  

Analytiikan osalta tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa selaimen asetuksilla tai suoraan Googlelle tehtävästä pyynnöstä, joka vaikuttaa myös muiden sivustojen käyttöön. Näistä saa lisätietoa osoitteesta http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html.

Rekisteröidyllä on aina myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Erityisesti niissä tilanteissa, joissa hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä, kuten Euroopan Union yleisestä tietosuoja-asetusta.  Tietosuoja-asioista vastaava valvontaviranominen on Tietosuojavaltuutettu https://tietosuoja.fi/etusivu. Kuluttaja-asioissa on hyvä muistaa, että asiantuntevaa apua saa aina myös Kuluttajavirastolta.  ‍‍